میٹنگ کی اہمیت، نتائج و ثمرات کا حصول

کیوں اور کیسے؟

محمد اویس طاہری

میٹنگ کسی بھی کام یا مشن کے لیے ایک روح کی حیثیت رکھتی ہے۔ لیکن بزنس میٹنگ ہو یا تنظیمی میٹنگ، اکثر ہم مطلوبہ نتائج حاصل نہیں کر پاتے، اور یہی وجہ ہے کہ ممبران کی دلچسپی ختم ہوجاتی ہے اور کچھ دوست تو میٹنگ میں آنا ہی چھوڑ دیتے ہیں۔ ہمیں چاہیے کہ لوگوں کی عدم دلچسپی کی بنیادی وجوہات پر غور کریں اور اپنی اصلاح کے لیے مسلسل کاوشوں اور آہستہ آہستہ کامیابی کی طرف جانے کی راہ اپنائیں۔

میٹنگ کی ناکامی کے اسباب

میٹنگ کے خاطر خواہ نتائج حاصل نہ ہونے کے درج ذیل اسباب ہیں۔ اگر ان اسباب کا تدارک ہوسکے تو ہم کامیابی کی راہ پر گامزن ہوسکتے ہیں۔

1۔ وقت کی پابندی کا فقدان: عام طور پر وقت کو ہم ملحوظ خاطر نہیں رکھتے جس کی وجہ سے ممبرز کا وقت ضائع ہوتا ہے۔ بعض اوقات تو ہماری کاہلی، سستی یا بدانتظامی کی وجہ سے میٹنگ کا ٹائم دوگنا ہوجاتا ہے اور اتنی طویل بحث و تکرار کے باوجود بغیر کسی نتیجہ کے میٹنگ اپنے اختتام کو پہنچتی ہے۔

2۔ دوسروں کی رائے کا احترام نہ کرنا: قومی سطح پر دیکھیں تو معلوم ہوتا ہے کہ ہم لوگوں میں قوت برداشت کی بہت کمی ہے۔ ہم اپنے سے مختلف رائے کو بالکل اہمیت نہیں دیتے اور نہ ہی اس پر غور کرتے ہیں۔ تنگ نظری کی وجہ سے بعض اوقات تو لڑائی جھگڑے یا ایک دوسرے کو آنکھیں دکھانے تک کی نوبت پہنچ جاتی ہے۔

3۔ بے مقصدیت: ہم اپنا زیادہ وقت بے مقصد چیزوں میں ضائع کر دیتے ہیں۔ اصل چیزوں کی بجائے اپنی دلچسپی کے لحاظ سے غیر متعلقہ چیزوں کو زیادہ زیر بحث لاتے ہیں، جن کا اصل موضوع یا ایجنڈے سے کوئی تعلق نہیں ہوتا۔

4۔ ممبران کا مناسب تعداد میں حاضر نہ ہونا: مناسب ممبران کا موجود نہ ہونا بھی میٹنگ کو ناکامی سے دوچار کرتا ہے۔ وہ ممبران جو زیادہ تجربہ اور مہارت رکھتے ہیں اور ایجنڈے پر صحیح رائے دے سکتے ہیں ان کو موقع نہیں دیا جاتا اور ان کی حاضری کو یقینی نہیں بنایا جاتا۔ جس کی وجہ سے صحیح فیصلے نہیں ہو پاتے۔

5۔ غیر متعلقہ افراد کا ہونا: غیر متعلقہ افراد کا زیادہ تعداد میں ہونا بھی میٹنگ کو کسی فیصلے پر پہنچنے نہیں دیتا۔ اگر مرکزی، صوبائی یا ضلعی باڈیز کی میٹنگ ہے تو اس میں مرکزی، صوبائی اور ضلعی عہدیداران کے علاوہ کوئی بھی غیر متعلقہ افراد نہیں ہونے چاہییں۔

6۔ ذمہ دار احباب کا تعین: مختلف پراجیکٹس Projects یا کاموں کے لیے ذمہ داری صحیح طور پر تفویض نہیں کی جاتی، ٹیم لیڈر کا تعین نہیں ہوتا۔ اور عام طور پر دیکھا گیا ہے کہ جو کام چند افراد کے ذمہ ہوتا ہے وہ ہوہی نہیں پاتا، کیونکہ ہر بندہ سمجھتا ہے کہ کوئی دوسرا کردے گا۔

7۔ میٹنگ کی نتائج و فیصلہ جات: وقت کی قلت کے پیش نظر آخر میں میٹنگ کے نتائج کو دہرایا نہیں جاتا اور نہ ہی بعد میں میٹنگ نوٹس ممبران تک پہنچائے جاتے ہیں۔

میٹنگ کو مؤثر بنانے کے نمایاں اصول

1۔ مقصدیت

میٹنگ سے آپ کیا نتائج حاصل کرنا چاہتے ہیں؟ اس کو مدنظر رکھنا بہت ضروری ہے۔ اس کی اہمیت مزید اس وقت بڑھ جاتی ہے جب دوسروں کی رائے لینا مقصود ہو، سوچ و بچار کی ضرورت ہو، مسائل حل کرنا مقصود ہو یا کوئی اہم فیصلہ کرنا ہو تو میٹنگ نہایت اہم رول ادا کرتی ہے۔ کوئی احساس، چیلنج سامنے ہو تو میٹنگ مزید اہم ہوجاتی ہے۔ اس سے نئی نئی جہتیں کھلتی ہیں، بہتر نتائج ملتے ہیں اور ممبران زیر بحث موضوع سے ایک ذاتی تعلق محسوس کرتے ہیں۔ جس سے ان کا تعاون بڑھ جاتا ہے اور وہ اپنا فیصلہ سمجھتے ہوئے زیادہ دلجمعی اور ایثار سے کام لیتے ہیں۔

2۔ ایجنڈا

جب میٹنگ کے مقاصد سمجھ لیے جائیں تو پھر ان مقاصد کی روشنی میں ایسا ایجنڈا بنایا جائے جس کو جانچا جاسکے اور جو مقررہ وقت میں مکمل ہوسکے۔ ایک طریقہ یہ بھی ہوسکتا ہے کہ ہر موضوع پر بحث کا وقت مقرر کردیں۔ ایجنڈا میٹنگ کی دعوت کے ساتھ ہی تقسیم کیا جائے تاکہ ٹیم ممبرز تیاری کرکے میٹنگ میں مؤثر ثابت ہوں۔ قائدین کے لیے ضروری ہے کہ میٹنگ کے رزلٹ چانس پر نہ چھوڑیں، بلکہ ہدف کا پہلے سے اندازہ رکھیں تاکہ مناسب پلاننگ کی جاسکے۔ اگر آپ کسی نتیجہ پر پہنچنا چاہیں یا کسی مسئلہ کا حل موجود ہو تو اچھے انداز میں اس کی Working کردیں۔ تحقیق اور دلائل کے ساتھ پیش کردیں تاکہ سب اس پر قائل ہوسکیں۔

3۔ بنیادی اصول

میٹنگ کے آغاز میں بنیادی اصول واضع کیے جائیں۔ میٹنگ روم میں چند اہم اصول آویزاں کردینا بہت سود مند ثابت ہوتا ہے۔ مثلاً وقت کی پابندی، دوسروں کی رائے کا احترام، اپنے سے مختلف رائے کو مثبت انداز میں لے کر غور و فکر کرنا اور اگر اچھی ہو تو عمل کرنا۔ گفتگو میں اچھے اخلاق، نئے Ideas کی حوصلہ افزائی، مخالف رائے کو خندہ پیشانی سے برداشت کرنا، کسی پر ذاتی الزام تراشی دل شکنی سے گریز کرنا، غیر متعلقہ گفتگو سے پرہیز، ممبران کا موضوع سے ہٹنے پر حکمت عملی سے ان کو موضوع پر لانا وغیرہ۔

4۔ وقت کی پابندی

ترقی یافتہ قوموں میں وقت کی پابندی کو بہت اہمیت حاصل ہے، لیکن ہمارے ہاں بدقسمتی سے لیٹ ہوجانے کو قابل فخر سمجھا جاتا ہے، اور کسی کام میں بھی وقت کی اہمیت کو بھی پیش نظر نہیں رکھا جاتا۔ یہی وجہ ہے کہ ہم ترقی کی بجائے تنزلی کی طرف رواں دواں ہیں۔ میٹنگ میں ٹائم کی پابندی بہت اہمیت کی حامل ہے۔

5۔ مسائل حل کرنا

ہماری سوچ ہمیشہ Positive ہونی چاہیے۔ ذاتی انا اور لغزشوں سے بالاتر ہوکر سوچنا ہوگا۔ ہم اس ذہن سے میٹنگ میں جائیں کہ ہم نے مسائل پیدا نہیں کرنے بلکہ مسائل کو حل کرنا ہے۔ مسائل پیدا کرنا ایک Negative عمل ہے۔ اس لیے ایسا نکتہ مت اٹھائیں جس کا حل ممکن نہ ہو۔

6۔ میٹنگ میں چست ہوکر بیٹھنا

جب بھی میٹنگ میں بیٹھیں تو ذہنی طور پر بالکل حاضر ہوکر بیٹھیں، دوسروں کی رائے سنیں اور ان پر غور و فکر کریں۔

اللہ تعالیٰ سے دعا ہے کہ ہمیں مرشد کامل کے مشن کو سمجھنے، تنظیمی کام کو بڑھانے اور دیگر جملہ امور میں اپنے حقہ کا مثبت کردار ادا کرنے کی توفیق عطا فرمائے۔ آمین